Projektadministratör till fordonsanskaffningsprojekt

Till vår kund söker vi nu en Projektadministratör till fordonsanskaffningsprojektBeskrivning Transitio är ett bolag som ägs av tjugo regioner i Sverige, där uppdraget är att anskaffa, finansiera, förvalta och hyra ut spårfordon för regional järnvägstrafik åt våra ägare. Syftet är främst att optimera ägarnas fordonskostnader samt säkerställa en hög kvalitet och kompetens inom områdena anskaffning, förvaltning och underhåll. Transitios medarbetare och konsulter agerar, bedriver och utvecklar verksamheten utifrån att vi är lagspelare, initiativtagare och värdeskapare. Vi söker en Projektadministratör till ett av Transitios pågående fordonsanskaffningsprojekt. Transitio driver, på uppdrag av de fyra regionerna bakom Krösatågen, projektet för nyanskaffning av 20 elektriska fordon (EMU) och 8 bimodala fordon (BMU) inklusive en möjlighet att beställa optionsfordon. Produktionen av fordonen pågår vid leverantörens fabrik i Spanien. Det första fordonet anlände till Sverige under våren 2025 och i nuläget finns tre fordon på plats i Sverige. Dessa fordon genomgår tester för att verifiera att de fungerar på svenska spår och i svenskt klimat. Fordonen planeras att vara färdigtestade och redo för trafikstart preliminärt i slutet av 2026.Som Projektadministratör blir du en viktig del av ett team där samarbete, engagemang och driv är viktiga förmågor. Så är även god förmåga till att ge service, skapa struktur, bidra med utvecklingsförslag och tillhörande genomföranden.Projektadministratören ansvarar för att stödja projektledning och projektorganisationen i administrativa, ekonomiska och kommunikativa uppgifter. Rollen säkerställer struktur, kvalitet och effektivitet i projektets genomförande.Huvudsakliga arbetsuppgifterProjektadministrationo Planera, koordinera och följa upp administrativa aktiviteter inom projekto Hantera dokumentation, diarieföring och arkivering på digitala projektytoro Säkerställa att projektverktyg och mallar används korrekto Uppdatera projektplaner, tidplaner och statusrapporterEkonomi och fakturahanteringo Hantera leverantörsfakturoro Följa upp projektbudget och kostnadero Ta fram ekonomiska underlag och rapportero Stödja projektledare i prognos- och budgetarbeteStyrgrupps- och mötesstödo Förbereda underlag till styrgruppsmöteno Sammanställa presentationer och rapportero Koordinera möten (kallelser, dagordningar, protokoll)o Följa upp beslut och åtgärdspunkterKommunikation och rapporteringo Ta fram presentationer och rapportmaterialo Säkerställa tydlig och korrekt informationsspridningo Vara kontaktpunkt för interna och externa intressenter Projektkoordinatorn rapporterar till projektets Projektledare.Uppdraget kommer kräva 50 % av en heltid. Rollen kan innebära arbete i flera parallella projekt/uppdrag och kan vid behov och möjlighet utökas till 100% av en heltid.Skallkrav:Utbildning och erfarenhet• Eftergymnasial utbildning inom exempelvis ekonomi, administration eller projektledning (eller motsvarande erfarenhet)• Minst 3 års erfarenhet från komplexa projekt i projektadministrativ roll• Minst 3 års erfarenhet av ekonomihantering och fakturaflöden• Minst 3 års vana av att arbeta nära projektledare och styrgrupperKompetenser• Konsulten ska ha dokumenterad erfarenhet av att arbeta i Microsoft Office, med mycket goda kunskaper i Microsoft PowerPoint och Microsoft Excel.• Dokumenterad erfarenhet av kunskaper i dokument- och ärendehanteringssystem• Dokumenterad erfarenhet av diarieföring i organisationer som omfattas av offentlighetsprincipen• Dokumenterad erfarenhet av stark administrativ förmåga och hög noggrannhet• Goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skriftPersonliga egenskaper:Konsulten ska kunna styrka nedanstående egenskaper genom konkreta exempel från tidigare uppdrag:• Proaktiv och lösningsorienterad• Serviceinriktad och samarbetsvillig• Flexibel• God initiativförmåga• Mycket god samarbetsförmåga• Mycket god kommunikativ förmåga i tal och skriftMeriterande krav• Erfarenhet av projektplanering• Erfarenhet av offentlig upphandling• Kännedom om järnvägsbranschenStartdatum :2026-04-06Slutdatum 2026-10-05Arbetstid i %: 50%Optionslängd och omfattning 4 gånger 6 månader