Avdelningsadministratör

Till Svenska kraftnät söker vi nu Avdelningsadministratör, kompetensnivå 3.Bakgrund och Uppdragsbeskrivning:Uppdraget omfattar att vara administratör/-assistent åt avdelningschef samt ett antal sektions/enhetschefer på avdelning Stationsteknik NT. Rollen kommer att delas mellan flera olika enheter och sektioner. Rollen är central för att säkerställa att avdelningens verksamhet flyter på smidigt, med särskilt fokus på att avlasta chefer samt upprätthålla struktur och ordning i administrativa system och uppgifter. Avdelningsadministratören behöver självständigt och med stort eget ansvar tillsammans med avdelnings-, sektions- och enhetschefer arbeta för att avlasta cheferna i sitt dagliga arbete genom att planera och utföra administrativa uppgifter. Uppdraget avser att utföras av en resurskonsult (en tjänst som utförs av en Konsult i syfte att ge förstärkning till Svenska kraftnät i det löpande arbete som utförs av Svenska kraftnät). Utförandet av dessa tjänster leds och styrs av Svenska kraftnät.Arbetsuppgifter:Arbetsuppgifter Huvudsakliga ansvarsområdenAdministrativt stöd till chefer Kalenderhantering och mötesbokningar. Förberedelse av mötesmaterial och presentationer (ex. gemensam information till enhetsmöten). Administrativ hantering och samordning av underlag och beslut avseende konsulter och medarbetare.(ex. delegeringar, jävsdeklarationer). Uppdatering av intranätssidor.Personaladministration Stöd vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter. Beställning av utrustning, behörigheter och accesser. Hantering av semesterlistor. Stöd vid introduktionsprogram och interna aktiviteter.Ekonomi och inköp Inköp av material, utrustning och tjänster vid behov. Sammanställning av enklare rapportering från UBW. Fakturahantering och kontering vid behov.Mötes- och eventkoordinering Planering av interna möten, workshops och konferenser. Bokning av lokaler, teknik och catering. Skapa agendor och skriva protokoll vid behov. Stöd till avdelning Stationstekniks ledningsgrupp (NT LG). (Planera årshjul, planera agendor, dokumentera ledningsgruppsmöten och beslut, bjuda in gäster, följa upp actions.)Kommunikation och dokumentation Uppdatering av intranät och avdelningens presentationsmaterial. Skriva enklare beslutsunderlag. Dokumenthantering på filserver och SharePoint samt diarieföring. Skapa och uppdatera rutiner inom det egna ansvarsområdet i de fall de saknas centralt. Samverkan med administratörsnätverket. Fördelning stöd inom avdelning. En normal månad innebär ca 160h, där man får ut ungefär 90–95% i arbetstid utöver informationsmöten, utbildningar mm. Det gör att en avdelningsadministratör är tillgänglig ca 144h/månad. Ledningsgruppsarbetet bedöms ta ca 12-15h i månaden med planering, förarbete, deltagande vid själva mötena, och efterarbete samt uppföljning. Ca 20-30h per månad skulle sannolikt allokeras för avdelnings-gemensamma frågor (internt kommunikationsmaterial, planering och uppföljning, SharePoint, gemensamma aktiviteter för hela avdelningen mm.). Ca 100h skulle således finnas kvar som stöd till enhets- och sektionscheferna, vilket i sådana fall innebär cirka 20h i månaden per chef. Fördelningen av timmar ska ses som ett stöd för planering liksom prioritering och kan variera över tid.ArbetsledningRespektive enhets-/sektionschef har enskilda kortare avstämningar med avdelningsadministratören i syfte att planera och följa upp arbetsuppgifter. (1 gång/månad). Avdelningschef har kortare avstämningar med avdelningsadministratören inför ledningsgruppsmöten i syfte att följa upp och planera agenda mm. (2 gånger/månad). Michael Jarl har löpande avstämningar med avdelningsadministratören. Fadder: Bestäms senare Avdelningsadministratören ansvarar för att lyfta om det finns behov av prioritering. I första läget hanteras det med berörd chef med förslag på lösning. I nästa steg tas det vidare i dialog med Michael Jarl och löses inom chefsgruppen. Avdelningsadministratören ansvarar för att boka in avstämningsmöten.Introduktion vintern 2025/26

• grov planering och prioritering av arbetsuppgifter Fas 1 (vecka 1–2/3)
• introduktion till Svk, genomgå obligatoriska utbildningar, system och standarduppgifter för administratörerna. Träffa cheferna inom NT och adminnätverket. Överta eventuellt pågående arbetsuppgifter från nuvarande avdelningsadministratör. Fas 2 (vecka 3/4–8) introduktion till ledningsgruppsarbete. Sätta sig in i årshjul, planering mm. Påbörja stöttning och aktivt deltagande i NTLG samt stöd enhets- och sektionschefer. Påbörja handläggning av EFA-ärenden (erfarenhetsåterföring).För mer utförlig information om uppdraget och dess förutsättningar samt krav på konsulten, se bifogade dokument.Preliminärt startdatum: 2026-05-01Slutdatum: 2027-04-30Option: Svenska kraftnät äger rätt att förlänga avropsavtalet 1 år dvs. längst t.o.m. 2028-04-30Omfattning: Beräknas vara 100 procent. Antal konsulter: 1st. Placeringsort: Svenska kraftnäts kontor i Sundbyberg. Arbete sker i huvudsak på kontoret i Sundbyberg. Enstaka dagar på distans efter särskild överenskommelse. Resor inom Sverige kan bli aktuellt vid enstaka tillfällen. Beställaren täcker eventuella resekostnader. Säkerhetsprövning: Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs. Frågor: XXXX XXXX