Projektledare – Införande av dokumenthanteringssystem

Till vår kund Nodra söker vi en Projektledare. Bakgrund och syfte:Nodras nuvarande system för styrande dokument (Verksamhetssystemet) kommer att upphöra att fungera den 14 juli 2026. Systemet infördes 2019 och bygger på Microsoft SharePoint. Microsoft upphör att stödja den plattform som systemet baseras på den 14 juli 2026, vilket innebär att funktionalitet och säkerhetsuppdateringar inte längre kan garanteras. Benämningen verksamhetssystem är delvis missvisande, då det i praktiken rör sig om ett dokumenthanteringssystem som används för att lagra, söka, versionshantera och styra åtkomst till styrande dokument. Det nuvarande systemet uppfyller inte längre verksamhetens samlade krav avseende användbarhet, säkerhet och kvalitetssäkring. Det finns därför behov av att upphandla och implementera en ny lösning som stödjer en effektiv, säker och kontrollerad dokumenthantering. Den nya lösningen ska vara fullt implementerad senast den 10 juli 2026. Arbetet kommer att bedrivas i nära dialog med Nodras interna beställare, med stöd av en projektgrupp och en styrgrupp. Vid behov kan ytterligare kompetenser avropas från leverantör under projektets genomförande. Beställarens målbild är att ha ett dokumenthanteringssystem som stödjer kvalitetssäkrade arbetsflöden, har full versionshantering, säker åtkomst och integreras i befintlig IT-miljö. Ersätta befintligt system och migrera samtliga styrande dokument kontrollerat.Omfattning: • Nulägesanalys och kravverifiering. • Inköp/avrop • Konfiguration och anpassning. • Migrering av styrande dokument. • Testning och validering. • Utrullning, utbildning och etablering av förvaltning. Uppdragsbeskrivning: Vi avropar en projektledare för att planera och leda framtagande av kravspecifikation, inköp (upphandling/avrop) samt implementering av nytt systemstöd för styrande dokument. Projektledaren ska samordna verksamhet, IT och leverantör och säkerställa driftsättning med godkända tester, kontrollerad migrering och dokumenterade rutiner. Beräknad genomförandetid är 10–12 veckor enligt övergripande faser: planering/nuläge & krav, inköp/avrop, konfiguration, migrering & test, utrullning/utbildning, systemdokumentation och förvaltningsplan.Skakrav: • Dokumenterad erfarenhet av projektledning vid systeminföranden• Erfarenhet av att leda projekt med verksamhet, IT och extern leverantör• Erfarenhet av migrering, test och driftsättning• Minst 2 års erfarenhet inom projektledningKonsulten ska lämna ett referensuppdrag och uppdraget ska vara slutfört inom de senaste 5 åren.Genomförandeplan:Konsulten ska beskriva hur uppdraget avses genomföras, med utgångspunkt i de faser som anges i uppdragsbeskrivningen.Genomförandeplan ska innehålla följande:• Föreslagen projektmetod och struktur• Hur nulägesanalys och kravarbete genomförs och förankras i verksamheten• Hur risker identifieras, hanteras och följs upp• Hur migrering, test och driftsättning säkerställs med god kvalitet• Hur tidplan hålls med hänsyn till fast slutdatumMeriterande:• Beskriv projektledarens erfarenhet av att leda eller driva upphandlingar, inköp eller avrop av Systemstöd• Beskriv projektledarens erfarenhet att ta fram kravspecifikation/kravställning inför upphandling• Beskriv projektledarens erfarenhet av samordning med IT gällande SSO/AD/behörighet/åtkomst• Beskriv projektledarens erfarenhet av arbete inom offentlig sektorKraven ska framgå tydligt i CV och markeras. Dessutom ska respektive krav motiveras i fritext med hänvisningar till var i CV kravet uppfylls. Se bifogad fil "Kompetensmatris" Startdatum: 2026-03-23Slutdatum: 2026-07-31. Angivet slutdatum är preliminärt och uppdraget kan, beroende på projektets genomförande, komma att avslutas både tidigare och senare än angivet datum.Plats: Majoriteten av arbetet kommer ske på plats på Nodras arbetsplats i centrala Norrköping, även om en del av arbetstiden kan ske på distans.Arbetstid/Omfattning: Heltid. 360–420 timmar. Angiven volym om 360–420 timmar är en uppskattning och innebär ingen förpliktelse för Nodra att beställa hela volymen, ytterligare timmar kan komma att avropas vid behov.Beräknad genomförandetid är 10–12 veckor enligt övergripande faser: planering/nuläge & krav, inköp/avrop, konfiguration, migrering & test, utrullning/utbildning, systemdokumentation och förvaltningsplan. Bilagor: • Mall Kompetensmatris (ska vara ifylld och bifogad i din ansökan)• Exempelavtal(Du behöver vara inloggad för att kunna ta del av bifogade filer) Vänligen ansök direkt via vårt system med: - ditt uppdaterade CV på svenska, ifylld kompetensmatris med referensuppdrag samt din genomförandeplan för uppdraget- timpris (inkl. omkostnader)- information om när du är tillgänglig för att påbörja uppdraget- i motiveringen beskriv varför just du är lämplig för detta uppdrag - hänvisa till tidigare konsultuppdrag, anställningar, utbildningar och personliga egenskaper.Intervju:Konsult/Leverantör kan vid behov bli kallad till intervju för fastställande av kvalificeringskrav.Avtalsvillkor:Villkor för uppdraget kommer att vara grundade på Eworks ramavtal med kund. Ta del villkoren i bilaga ”Exempelavtal”, se ”Documents/Links".Sista ansökningsdag: Sista ansökningsdag är 2025-02-22. Vi offererar dock ofta löpande. Det innebär att vi ibland tar bort uppdraget från vår webbsida tidigare än sista ansökningsdag. Är du intresserad av ett uppdrag rekommenderar vi dig att ansöka omgående.