O365 projektledare och arkitekt för ett projekt inom Lagring & Delning

• Projektledare
• O365 Arkitekt Roll: Projektledare Kompetensnivå: Nivå 3 Antal konsulter: 1 Omfattning: 50% Distansarbete: Hybrid Uppdragsbeskrivning 1. Bakgrund och problembild Mälardalstrafik införde Office 365 i maj 2020 i samband med att bolaget blev ett självständigt bolag. Miljön etablerades utan att anpassas i någon större utsträckning till organisationens behov och krav. Nuvarande hanteringen av dokumenthantering och dokumentlagring av filer präglas av otydliga riktlinjer, varierande arbetssätt och avsaknad av central styrning. Detta leder till en rad problem som påverkar både säkerhet, effektivitet och användarupplevelse. Identifierade problem Bristande styrning och struktur. Nuvarande lagrings- och delningslösningen i SharePoint, inklusive OneDrive och Teams, saknar tydliga riktlinjer och styrning för hur ytor ska användas. Det har lett till att användare hanterar filer och dokument utan en enhetlig struktur, vilket skapar ineffektivitet och potentiella säkerhetsrisker. Ägarskap och extern delning. Ett återkommande problem är att många av de cirka 50 SharePoint-siterna saknat tydligt ägarskap eller är öppna för extern delning, vilket medför risker för både informationssäkerhet och förvaltning. Synkroniseringsproblem Synkroniseringen mellan SharePoint och OneDrive har varit instabil under längre tid, där flera användare upplever att filer och mappar inte synkroniseras på ett tillförlitligt sätt. Behov Mot denna bakgrund behöver Mälardalstrafik ta fram en långsiktig och hållbar lösning. Målet är att skapa en stabil Office 365-miljö med tydlig struktur, god prestanda, robusta säkerhetsnivåer och en förvaltning som är anpassad efter verksamhetens behov. 2. Syfte med projektet Syftet med uppdraget är att leda projektet från förstudie till avslut, genomföra en översyn och omstrukturering av bolagets Office 365-miljö, med fokus på SharePoint, Teams och OneDrive. Det för att säkerställa en säker, effektiv och långsiktigt hållbar lösning för dokumenthantering och dokumentdelning. 3. Mål och förväntat resultat Projektet ska leverera följande innehåll:
• Nulägesanalys. Kartlägga befintliga SharePoint-siter, Teams och OneDrive-strukturer. Identifiera säkerhetsrisker, särskilt gällande extern delning och åtkomsträttigheter. Analysera synkroniseringsproblem mellan SharePoint och OneDrive. Dokumentera nuvarande användningsmönster och behov.
• Framtagande av struktur och styrning av dokumenthantering och dokumentlagring. Utveckla en tydlig informationsarkitektur för SharePoint, Teams och OneDrive. Definiera roller och ägarskap för olika ytor. Ta fram riktlinjer och policies för lagring, delning och klassificering av information. Föreslå lämplig behörighetsmodell och säkerhetsinställningar.
• Teknisk implementering. Åtgärda identifierade synkroniseringsproblem. Implementera säkerhetsinställningar och styrning. Strukturera om befintliga SharePoint-siter enligt framtagen struktur. Konfigurera Teams och OneDrive enligt riktlinjer.
• Förvaltning och dokumentation. Ta fram förvaltningsmodell för långsiktig drift. Utarbeta administratörs- och användarguider. Dokumentera tekniska konfigurationer och arkitektur.
• Utbildning och förankring. Genomföra utbildning för administratörer (Systemförvaltare/IT-strateg). Genomföra användarutbildningar (grundläggande). 4. Tidsplan:
• Projektet förväntas pågå från och med januari 2026 fram till maj 2026. 5. Omfattning:
• Projektledaren förväntas arbeta halvtid angiven period.
• O365-arkitekten förväntas arbeta halvtid under angiven period. 6 Arbetsplats: På plats eller hybrid enligt överenskommelse. Obligatoriska krav:
• Projektledare: Dokumenterad erfarenhet av att leda tekniska IT-projekt inom Microsoft 365-miljöer.
• Projektledare: Erfarenhet av strukturerad projektmetodik (t.ex. PRINCE2, PPS, agilt).
• Projektledare: Bevisad förmåga att leda projekt från förstudie till avslut med många intressenter involverade inklusive nuvarande leverantör.
• Projektledare: Erfarenhet av förändringsledning och förankringsarbete i organisationer.
• Projektledare: Förmåga att kommunicera tekniska frågor till olika målgrupper och skapa beslutsunderlag.
• Projektledare: God kunskap och förståelse för Microsoft 365-miljöer och governance, särskilt SharePoint, Teams och OneDrive.
• Projektledare: God kunskap om informationssäkerhet och -krav i molnmiljöer.
• Projektledare: Erfarenhet av att ta fram alternativanalyser och beslutsunderlag.
• Projektledare: Dokumenterad förmåga att leverera projekt i tid och inom budget. Övrigt:
• Mälardalstrafik kommer att genomföra intervju med föreslagen/föreslagna konsult/-er innan acceptans. Intervjun syftar till att verifiera lämnade uppgifter om konsultens kompetens, erfarenhet och ledarskap samt bedöma konsultens personliga förmågor och lämplighet i relation till krav på respektive uppdrag.
• Samtliga ska-krav ska vara uppfyllda för att ett anbud ska tas upp till utvärdering. Anbud som uppfyller samtliga ska-krav kommer därefter att utvärderas av Mälardalstrafik. Utvärderingen grundas på en bedömning av presenterade CV:n, i syfte att identifiera konsult/-er som bedöms vara bäst lämpade för uppdraget utifrån uppdragets krav och behov. Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: Roll: O365 Arkitekt Kompetensnivå: Nivå 3 Antal konsulter: 1 Omfattning: 50% Distansarbete: Hybrid Uppdragsbeskrivning 1. Bakgrund och problembild Mälardalstrafik införde Office 365 i maj 2020 i samband med att bolaget blev ett självständigt bolag. Miljön etablerades utan att anpassas i någon större utsträckning till organisationens behov och krav. Nuvarande hanteringen av dokumenthantering och dokumentlagring av filer präglas av otydliga riktlinjer, varierande arbetssätt och avsaknad av central styrning. Detta leder till en rad problem som påverkar både säkerhet, effektivitet och användarupplevelse. Identifierade problem Bristande styrning och struktur. Nuvarande lagrings- och delningslösningen i SharePoint, inklusive OneDrive och Teams, saknar tydliga riktlinjer och styrning för hur ytor ska användas. Det har lett till att användare hanterar filer och dokument utan en enhetlig struktur, vilket skapar ineffektivitet och potentiella säkerhetsrisker. Ägarskap och extern delning. Ett återkommande problem är att många av de cirka 50 SharePoint-siterna saknat tydligt ägarskap eller är öppna för extern delning, vilket medför risker för både informationssäkerhet och förvaltning. Synkroniseringsproblem Synkroniseringen mellan SharePoint och OneDrive har varit instabil under längre tid, där flera användare upplever att filer och mappar inte synkroniseras på ett tillförlitligt sätt. Behov Mot denna bakgrund behöver Mälardalstrafik ta fram en långsiktig och hållbar lösning. Målet är att skapa en stabil Office 365-miljö med tydlig struktur, god prestanda, robusta säkerhetsnivåer och en förvaltning som är anpassad efter verksamhetens behov. 2. Syfte med projektet Syftet med uppdraget är att leda projektet från förstudie till avslut, genomföra en översyn och omstrukturering av bolagets Office 365-miljö, med fokus på SharePoint, Teams och OneDrive. Det för att säkerställa en säker, effektiv och långsiktigt hållbar lösning för dokumenthantering och dokumentdelning. 3. Mål och förväntat resultat Projektet ska leverera följande innehåll:
• Nulägesanalys. Kartlägga befintliga SharePoint-siter, Teams och OneDrive-strukturer. Identifiera säkerhetsrisker, särskilt gällande extern delning och åtkomsträttigheter. Analysera synkroniseringsproblem mellan SharePoint och OneDrive. Dokumentera nuvarande användningsmönster och behov.
• Framtagande av struktur och styrning av dokumenthantering och dokumentlagring. Utveckla en tydlig informationsarkitektur för SharePoint, Teams och OneDrive. Definiera roller och ägarskap för olika ytor. Ta fram riktlinjer och policies för lagring, delning och klassificering av information. Föreslå lämplig behörighetsmodell och säkerhetsinställningar.
• Teknisk implementering. Åtgärda identifierade synkroniseringsproblem. Implementera säkerhetsinställningar och styrning. Strukturera om befintliga SharePoint-siter enligt framtagen struktur. Konfigurera Teams och OneDrive enligt riktlinjer.
• Förvaltning och dokumentation. Ta fram förvaltningsmodell för långsiktig drift. Utarbeta administratörs- och användarguider. Dokumentera tekniska konfigurationer och arkitektur.
• Utbildning och förankring. Genomföra utbildning för administratörer (Systemförvaltare/IT-strateg). Genomföra användarutbildningar (grundläggande). 4. Tidsplan:
• Projektet förväntas pågå från och med januari 2026 fram till maj 2026. 5. Omfattning:
• Projektledaren förväntas arbeta halvtid angiven period.
• O365-arkitekten förväntas arbeta halvtid under angiven period. 6 Arbetsplats: På plats eller hybrid enligt överenskommelse. Obligatoriska krav:
• O365-arkitekt: Dokumenterad erfarenhet av att designa, implementera och stabilisera lösningar i Microsoft SharePoint Online, Teams och OneDrive (inkl. synk-klienten).
• O365-arkitekt: Djup kunskap om informationsarkitektur, strukturering och livscykelhantering i Microsoft 365.
• O365-arkitekt: Djup kunskap om behörighetsmodeller, åtkomststyrning (RBAC) och governance i Microsoft 365-miljöer.
• O365-arkitekt: Erfarenhet av informationssäkerhet och i molnmiljöer.
• O365-arkitekt: Djup kunskap om Microsoft 365-säkerhetsfunktioner såsom DLP, sensitivity labels och conditional access.
• O365-arkitekt: Erfarenhet av extern delning, gästanvändare och säker samverkan i Microsoft 365.
• O365-arkitekt: Förmåga att ta fram nulägesanalys, rotorsaksbedömning och utvärdera tekniska alternativ utifrån verksamhetsbehov.
• O365-arkitekt: Erfarenhet av migration, konsolidering och omstrukturering av SharePoint-miljöer samt etablering av långsiktiga arbetssätt.
• O365-arkitekt: Kunskap om integration och samspel mellan SharePoint, Teams, OneDrive och övriga Microsoft 365-tjänster.
• O365-arkitekt: Erfarenhet av kapacitetsplanering, skalning och optimering av lagrings- och prestanda i Microsoft 365.
• O365-arkitekt: Erfarenhet av att ta fram teknisk dokumentation, standarder och förvaltningsupplägg.
• O365-arkitekt: Förmåga att förklara tekniska lösningar och rekommendationer för både IT och verksamhet. Övrigt:
• Mälardalstrafik kommer att genomföra intervju med föreslagen/föreslagna konsult/-er innan acceptans. Intervjun syftar till att verifiera lämnade uppgifter om konsultens kompetens, erfarenhet och ledarskap samt bedöma konsultens personliga förmågor och lämplighet i relation till krav på respektive uppdrag.
• Samtliga ska-krav ska vara uppfyllda för att ett anbud ska tas upp till utvärdering. Anbud som uppfyller samtliga ska-krav kommer därefter att utvärderas av Mälardalstrafik. Utvärderingen grundas på en bedömning av presenterade CV:n, i syfte att identifiera konsult/-er som bedöms vara bäst lämpade för uppdraget utifrån uppdragets krav och behov. Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här:

Detaljer

Referens: 40787Antal konsulter: 2Det här uppdraget avser en teamleverans. Geografisk placering: SE, Stockholm Startdatum:2026-01-15 Slutdatum:2026-05-31 Option:2026-12-01 Ansök senast:2026-01-08 Publiceringsdatum:2025-12-18

Konsultförmedlare

Rebecka Christenson