Office manažér/ka v stavebnej firme

Informácie o pracovnom mieste Náplň práce, právomoci a zodpovednosti Koho hľadáme Hľadáme systematického, inteligentného a zodpovedného človeka, ktorý zabezpečí hladký chod administratívy a procesov vo firme. Táto pozícia je kľúčová pre fungovanie firmy

• prepája administratívu, verejné obstarávania, HR a základný marketing. Očakávame človeka, ktorý: má prirodzený poriadok v systémoch, dokumentoch a úlohách je vysoko inteligentný a rýchlo sa učí nové veci dokáže samostatne riešiť úlohy bez neustáleho zadávania zvláda viac vecí naraz a vie si určiť priority má chuť zlepšovať procesy a pracovať efektívnejšie vie pracovať s modernými nástrojmi vrátane AI Nejde o pasívnu administratívu, ale o aktívne riadenie úloh a procesov. HR a kompletná personálna agenda (kľúčová oblasť) evidencia dochádzky, evidencia dovoleniek a náhradného voľna, PN, OČR... spolupráca s mzdovým účtovníkom (podklady pre výplaty, RZD...) onboarding nových zamestnancov (interné smernice, pracovné oblečenie, pracovné pomôcky, zabezpečenie školení, prístupy do systémov...) offboarding (zber vybavenia, odovzdanie agendy) príprava a správa pracovných zmlúv a dodatkov v spolupráci s právnikom zabezpečenie prihlásenia a odhlásenia zamestnancov zverejňovanie pracovných inzerátov komunikácia s uchádzačmi a organizácia pohovorov základná znalosť vo vzťahu k zamestnancom kompletná personálna agenda Verejné obstarávania (kľúčová časť) správa profilu spoločnosti (UVO portál) sledovanie vestníka verejného obstarávania komunikácia s obstarávateľom počas súťaže (otázky, vysvetlenia) spracovanie podkladov do verejných súťaží kompletizácia dokumentácie (vyhlásenia, prílohy, referencie) kontrola správnosti podaní sledovanie termínov a výziev príprava podkladov k uzavretiu zmlúv s VO sledovanie a zabezpečenie platnosti podkladov, certifikátov a licencií (ZHS, RPVS, ISO, EMAS, ETICS...) účasť na kontrolných auditoch (ISO, EMAS) archivácia dokumentácie zo súťaží (zákonná povinnosť) znalosť portálov UVO / JOSEPHINE / EVO schopnosť čítať a orientovať sa v zmluvách a obchodných dokumentoch Koordinácia a doťahovanie vecí (kľúčová zodpovednosť) koordinácia komunikácie medzi oddeleniami (PM, SV, príprava, vedenie) sledovanie úloh a termínov doťahovanie požiadaviek eskalácia problémov na zodpovedné osoby Administratíva a chod kancelárie správa dokumentov (OneDrive, interné systémy) evidencia zmlúv a podkladov organizácia administratívnych procesov podpora vedenia firmy vybavenie korešpondencie Marketing (základný) príprava príspevkov na sociálne siete zverejňovanie obsahu na LinkedIn aktualizácia obsahu na webovej stránke firmy (nové referencie...) spolupráca na budovaní značky firmy základná práca s Canvou alebo podobným nástrojom na grafiku fotografická dokumentácia zákaziek (koordinácia procesu
• zabezpečenie materiálov ako podklad pre marketing, nie fotenie) Cieľ pozície mať poriadok v dokumentoch, úlohách a termínoch zabezpečiť, že nič dôležité sa nestratí ani nezabudne odbremeniť vedenie firmy od