Projektledare - Borås

Borås Stad ska i ett projekt (M365-projektet) utveckla den digitala arbetsplatsen genom en migrering från Exchange on-prem till Microsoft 365. Projektet ska implementera Exchange online, Teams, Sharepoint, Onedrive och Microsoft 365. M365-projektet omfattar inte införande eller aktivering av ny funktionalitet som ingår i M365-sviten såsom avancerade samarbetsverktyg, automatiseringstjänster eller AI-baserade funktioner.

Projektet, som sker i samarbete med en partner, omfattar alla tekniska aktiviteter som krävs för att flytta data och konfigurera den nya miljön samt förändringsledning och utbildning till användare. I M365-projektet ingår också kartläggning av lagringsytor/filresurser hos samtliga förvaltningar i staden.

Borås Stad efterfrågar konsultstöd som vid sidan av M365-projektet leder och samordnar arbetet med informationshantering och regelverk i ett separat projekt.

I Borås Stad pågår parallellt ett införande av Säker digital kommunikation (SDK) med en plattform som också omfattar Säkra meddelanden, Säker fax och Säkra videomöten.

Uppdraget handlar om att i ett projekt leda och samordna arbete med:

Att ur ett informationsförvaltningsperspektiv ta fram beslutsunderlag, rutiner, vägledningar och beskrivningar som möjliggör att organisationens 365‑projekt kan omsätta stadens informationsförvaltningsbehov till ett regelverk som styr konfiguration och användning av molntjänsten utifrån befintlig licensnivå.

Det innefattar bland annat att:

• Genomföra av risk- och konsekvensbedömningar för beslut om vilken av organisationens information som ska migreras och hanteras i molntjänsten.
• Ge vägledning till organisationen, genom exempelvis styrdokument och rutiner, kring hur information (filer etc.) på nuvarande lagringsytor ska hanteras inför migrering.
• Bedöma behov av, och genomföra konsekvensutredningar avseende dataskydd, för att säkerställa regelefterlevnad i samband med flytten till molntjänsten.
• Utarbeta arbetssätt och processer för hur organisationen ska arbeta med samarbetsytor och personlig lagring i molntjänsten (Sharepoint, Onedrive och Teams).
• Definiera, beskriva och fastställa hur dokument ska skapas/upprättas/diareföras/lagras/gallras/bevaras i anslutning till molntjänsten med särskild hänsyn till organisationens roll som offentlig verksamhet och de krav som därmed följer.
• Omhänderta organisationens informationssäkerhetsregelverk i den nya molnmiljön genom att ta fram säkerhetskrav kring informationsförvaltningen i tjänsten (krypteringsnivåer, åtkomstkontroller och loggning etc.)
• Ta fram funktionella krav för samarbete, versionshantering och mobil åtkomst till information i molntjänsten.
• Utreda hur organisationen ska arbeta vidare med governance och compliance i molntjänsten efter migreringen.

I uppdraget ingår att säkerställa att resultatet från ovanstående punkter omhändertas i M365-projektet. Det krävs även samordning med projektet för Säker digital kommunikation (SDK).

I uppdraget ingår, utöver ovan beskrivna leveranser i form av beslutsunderlag, vägledningar, rutiner och övrigt beskrivande material, även att löpande dokumentera arbetet genom sedvanlig projektdokumentation.

Arbetet kommer ske i nära samverkan med projektledare i angränsande M365- projekt samt flera specialistfunktioner såsom exempelvis jurist, informationssäkerhetsspecialist, CISO, arkivarie, dataskyddsombud, M365-specialist och nämndsekreterare samt vissa funktioner hos stadens förvaltningar.

Kompetensnivå 4

• Kunskap
• hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom området.
• Erfarenhet
• har som konsult deltagit i stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet.
• Ledning
• tar huvudansvar för ledning av större grupp
• Självständighet
• mycket stor

Skallkrav

• Kompetensnivå 4
• Erfarenhet av framtagande av regelverk och arbetssätt för informations- och datahantering i M365-plattformen, minst 3 år
• Kompetens i de lagkrav som styr informationshantering i en kommun.
• Erfarenhet från projektledning, minst 3 år
• Referensuppdrag SKA ingå i ansökan

Börkrav

• Erfarenhet av informationshantering i kommunal sektor
• antingen som konsult eller genom anställning, minst 1 år
• Erfarenhet från projektledning, mellan 4-7 år
• Erfarenhet av att arbeta i enlighet med ISO 27000-serien, minst 1 år