Conference and Events Coordinator

EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus univ

Conference and Events Coordinator

EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et s'inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L'EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l'École : l'éducation, la recherche et l'innovation. Le campus de l'EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d'une communauté de plus de 17'000 personnes, dont près de 12'500 étudiant-e-s et 4'000 chercheur-euse-s issu-e-s de plus de 120 nationalités différentes.

Conference and Events Coordinator

Mission

La mission principale du poste de "Conference and Events Coordinator" consiste à organiser les conférences scientifiques internationales CISBAT (International scientific conference cycle for a sustainable energy transition in the built environment).

Le-La titulaire du poste peut aussi être amenée à organiser ou à participer à l'organisation d'autres événements de moindre envergure.

En fonction de l'emploi du temps, des tâches complémentaires seront définies en soutien à la communication et à l'organisation d'évènements et visites au Smart Living Lab.

Le poste à temps partiel (50%) demande une certaine flexibilité, avec en particulier une disponibilité à plein temps pendant la semaine de la conférence et celle qui précède (septembre 2027).

Principales tâches et responsabilités

1. La mise sur pied et coordination générale de la conférence scientifique bisannuelle CISBAT en accord avec le comité de pilotage de la conférence. L'établissement d'un calendrier d'activités, la planification des tâches et des réunions.

2. La coordination, en tant que chef-fe de projet :

des comités scientifique et de programmation ainsi que des éditeurs

de l'équipe technique, informatique, graphique et administrative

des fournisseurs et partenaires externes

de tous les participant-es et intervenant-es (y compris l'équipe d'accueil)

1. La gestion :

des processus administratifs et organisationnels, y compris choix et configuration des outils de gestion de conférence de façon autonome

financière (dans les limites de l'enveloppe budgétaire), y compris un soutien à la recherche de sponsors

événementielle, y compris réservations des espaces et des services externes

1. La mise en place et la supervision du travail éditorial suivant l'accord avec la maison de publication (appel aux contributions, processus d'évaluation et de révision, contrôle linguistique, préparation à la publication)

2. La programmation de la conférence en accord avec le comité de pilotage, tenant compte, éventuellement, d'un mode hybride (participant-es à distance)

Comprend l'organisation des visites de laboratoires et le programme de soirée (social event).

1. La communication avec les participant-es sur place et, éventuellement, à distance, les intervenant-es, divers comités, fournisseurs, sponsors et partenaires.

2. La coodination de la promotion de la conférence en étroite collaboration avec le responsable de la communication du Smart Living Lab (site web, de mailings, de supports physiques et de réseaux sociaux).

Profil

Exigences

Formation de niveau universitaire (bachelor)

Maîtrise de l'anglais et du français

Familiarité avec le milieu académique

Expérience en gestion de projet et de préférence dans l'organisation de conférences scientifiques

Aptitude à travailler en autonomie et en équipe avec un excellent sens de l'organisation

Capacité d'expression écrite claire et précise

Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps

Grand souci du détail et bonne capacité à résoudre les problèmes

Atouts

Maîtrise de la gestion budgétaire et de l'établissement des rapports financiers

Maîtrise des logiciels et outils de gestion d'événements.

Informations

Date d'entrée en fonction :

Taux d'occupation : 50%

Type de contrat : CDD

Le poste à temps partiel (50%) demande une certaine flexibilité. Il s'agit en effet d'un "50% annualisé" avec des périodes de plus fortes charges et des périodes de moins forte charge. Il requiert en particulier une disponibilité à plein temps pendant la semaine de la conférence et celle qui précède (septembre 2027).

Durée : 18 mois

Référence : 2153 jpidcc88fb8cv jpit0414cv jpiy26cv