Coordinateur évenementiel

Pour l'un de nos clients, basé à G

Coordinateur(rice) évenementiel H/F

Pour l'un de nos clients, basé à Genève, nous proposons un poste de

Coordinateur(rice) évenementiel

Taux d'activité 100%

Coordinateur(rice) évenementiel H/F

DESCRIPTION DE LA MISSION

DOMAINES DE RESPONSABILITÉ

• Assurer la bonne organisation administrative et logistique des événements et manifestations de l'Institut, qu'ils soient internes ou externes, qui lui seront confiés.

• Apporter un soutien administratif et opérationnel à la responsable du service des événements.

• Participer à la gestion de différents projets hors opérationnel, tels que les procédures, les améliorations et le développement d'outils de communication.

TCHES PRINCIPALES

Événements

• Apporter aide et assistance pendant les événements, notamment pour l'accueil, la gestion des micros, la mise en place, etc.

• Assurer la coordination entre les différents besoins et les différents partenaires, internes comme externes.

• Accueillir la clientèle.

• Coordonner avec les équipes FM/IT ainsi qu'avec la logistique l'aménagement des salles, des espaces, des zones publiques et des espaces de restauration selon les besoins des clients.

• Assurer la gestion du planning des réservations.

• Réaliser des visites avec des clients et participer à la recherche de nouveaux prospects.

• Produire les supports d'affichage liés aux événements.

• Élaborer les fiches de conférence intégrant l'ensemble des besoins logistiques et techniques.

• Recruter les personnels nécessaires aux événements, tels que les é, le staff d'accueil, les photographes, etc.

• Gérer les relations avec les différents prestataires, notamment fleurs, technique, catering, etc.

• Prendre en charge des événements sous différents formats : en ligne, en présentiel ou hybrides.

Administratif

• Préparer les confirmations de réservation, les devis, les contrats de location et assurer le suivi jusqu'à la facturation.

• Utiliser l'outil métier sur le plan administratif, notamment pour les fiches de conférence, la facturation, les comptes, les contacts et les différentes vues.

• Informer les clients et les sur les services proposés.

• Assurer la réception des appels téléphoniques.

• Traiter les e-mails.

• Éditer les factures.

• Mettre à jour les bases de données et réaliser le reporting.

• Effectuer le classement et l'archivage.

• Gérer et suivre les paiements destinés aux prestataires ainsi qu'aux é (student helper et TSS).

Logistique

• Participer à l'aménagement des salles de conférence et des espaces de restauration selon les configurations demandées, en fonction du soutien à apporter à l'agent d'exploitation.

• Contrôler l'aménagement des différents espaces ainsi que l'ordre et la propreté.

• Répondre aux besoins des clients et des visiteurs en matière d'aménagement des locaux.

• Ouvrir et fermer les locaux selon le planning établi.

• Assurer la mise en place et le changement du service d'eau dans les salles et les présidences.

• Gérer le matériel pré-conférence ainsi que la remise en ordre.

• Gérer les clés, notamment les accès aux bâtiments, les accès pour les prestataires externes, ainsi que la remise de badges et de clés aux clients.

• Suivre le planning des réservations et prendre connaissance des fiches de conférence.

• Gérer le stock et les fournitures de bureau du service.

• Gérer l'affichage.

PROFIL ATTENDU

• Sens du détail, de l'accueil et du service

• Esprit d'équipe