Leiter*in Administration

Leiter*in Administration (80–100 %) In dieser Funktion stellen Sie stabile administrative Abläufe sicher, schaffen Übersicht über dokumenten- und prozessrelevante Themen und tragen wesentlich dazu bei, dass die Geschäftsleitung operativ entlastet wird. Sie wirken an der Weiterentwicklung interner Strukturen mit und übernehmen eine zentrale Koordinations- und Vertrauensrolle an der Schnittstelle zwischen Administration, Recht und Finance. Hauptaufgaben ● Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung eines strukturierten Dokumenten- und Vertragsmanagements ● Administrative Abwicklung von Krediten inklusive Fristen- und Terminüberwachung ● Koordination und laufender Austausch mit Kreditnehmern, Banken, Treuhändern, Anwälten, Notaren sowie Behörden ● Handling und Übersicht von Schuldbriefen und grundbuchrelevanten Unterlagen ● Sicherstellung sauberer, nachvollziehbarer Prozesse und klarer Abläufe ● Erstellung und Pflege von Übersichten und administrativem Reporting für die Geschäftsleitung ● Mitwirkung bei der Optimierung bestehender Prozesse und Strukturen Profil ● Ausbildung zweitrangig

• relevante Erfahrung ist entscheidend ● Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativ geprägten Funktion, idealerweise bei: einer Behörde / einem Amt einem Notariat oder einer Anwaltskanzlei einer Bank (Backoffice / Kreditadministration) einer Immobilienverwaltung oder Treuhandgesellschaft ● Sehr gutes Verständnis für Dokumenten- und Vertragsmanagement ● Erfahrung im Umgang mit Grundbuch, Schuldbriefen und kreditbezogenen Unterlagen ● Sicherer Umgang mit Zahlen, Übersichten und administrativem Reporting ● Sehr gute Deutschkenntnisse (Schweizerdeutsch von Vorteil), Englisch und ösisch auf Grundniveau ● Sicherer Umgang mit gängigen Tools (Excel, Google Sheets, CRM-Systeme; Offenheit für neue Tools) Arbeitsweise & Persönlichkeit ● Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise ● Hohe Eigenverantwortung im definierten Aufgabenbereich ● Pragmatisch und lösungsorientiert, auch bei hohem Arbeitstempo ● Kommunikationsstark im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern ● Belastbar, diskret und vertrauenswürdig Rahmenbedingungen ● Unbefristete Festanstellung (80–100 %) ● Hybrides Arbeitsmodell (Büro und Homeoffice) ● Fixlohn mit leistungsabhängigem Bonus (individuelle Leistung) ● Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung ● Moderne Arbeitsmittel und klare Entwicklungsperspektive ● Möglichkeit zum Ausbau der Funktion in Richtung Senior- bzw. Lead-Rolle mit späterer personeller Verantwortung jid9af607ect jit0312ct jiy26ct