Operations & Office Manager

Operations & Office Manager (80–100%) Operations & Office Manager (80–100%) Standort: Zürich Eintritt: nach Vereinbarung Über uns myndset begleitet Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene und Familien in herausfordernden Situationen

• von Berufsintegration/IV-Coaching über sozialpädagogische Familienhilfe bis zu schulischen Timeouts und einer Tagesschule. Wir arbeiten verbindlich, professionell und mit hohen Qualitätsansprüchen. Zur Entlastung der Geschäftsleitung suchen wir eine administrative Schlüsselperson, die den Überblick behält und sicherstellt, dass organisatorisch alles rund läuft. Ihre Aufgaben Administration und Koordination für vier Angebote: Berufsintegration (IV-Coaching) Sozialpädagogische Familienhilfe Timeout (Myndsetting) Tagesschule (Myndsetting) Drehscheibenfunktion: Triage von Anfragen, Koordination interner Abläufe und externer Schnittstellen Termin- und Korrespondenzmanagement sowie Protokollführung inkl. Nachverfolgung von Aufgaben Koordination von Fristen, Pendenzen und Dokumenten; Sicherstellen vollständiger Unterlagen Pflege und Strukturierung von digitalen Dossiers und Vorlagen (Microsoft 365) Unterstützung bei administrativen Prozessen rund um Leistungsnachweise/Abrechnungen Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von Standards, Vorlagen und effizienten Workflows Pragmatischer Einsatz von KI-Tools (z.B. Entwürfe, Zusammenfassungen, Vorlagen)
• datenschutzkonform Ihr Profil Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion (Office/Operations Management, Administration/Koordination, GL-Assistenz o.ä.) Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Selbständigkeit und Verantwortungsbewusstsein Sicheres, professionelles Auftreten sowie stilsichere schriftliche Kommunikation Sehr gute Kenntnisse in M365 (Outlook, Teams, Planner, SharePoint/OneDrive etc.) Digitale Affinität inkl. KI-Kompetenz: Sie nutzen KI im Alltag effizient und verantwortungsvoll Hohe Diskretion und sorgfältiger Umgang mit sensiblen Daten Strukturierte, pragmatische Arbeitsweise
• auch bei hohem Tempo Wir bieten Eine zentrale Rolle mit viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und kurze Entscheidungswege Sinnstiftende Arbeit in einem professionellen Umfeld jidd21d7d5ct jit0312ct jiy26ct