Customer Service Specialist

Customer Service Specialist (Backoffice) (100 %)

Customer Service Specialist (Backoffice) (100 %)

Graphax AG mit Hauptsitz in Spreitenbach und neun Filialen in der Deutsch- und Westschweiz beschäftigt rund 190 Mitarbeitende. Aufgrund eines breiten Leistungsspektrums und dank unseres Teams von Experten gehören wir zu den führenden Anbietern innovativer Technologien in den Bereichen Enterprise Content Management, Printerpark-Bewirtschaftung und Komplettlösungen für den digitalen sowie papiergebundenen Dokumentenworkflow im B2B-Markt. Unsere Leistungen umfassen Gesamtpakete bestehend aus Beratung, Hard- und Softwarelösungen, Dienstleistungen sowie Service und Support.

Für die weiterhin dynamische Umsetzung unserer strategischen Ziele und zur Verstärkung suchen wir für unseren Hauptsitz in Spreitenbach eine motivierte und selbstständige Persönlichkeit.

Deine Aufgaben

Verantwortung für die End-to-End-Auftragsabwicklung ab Bestellung bis zur Rechnungsstellung inklusive Prüfung auf Vollständigkeit und inhaltliche Korrektheit

Sicherstellung und Koordination der termingerechten Abwicklung von Kundenlieferungen, Rücknahmen und Standortverschiebungen sowie der transparenten und adressatengerechten Kommunikation gegenüber Kunden und internen Stellen

Sicherstellung einer hohen Datenqualität durch sorgfältige Pflege, Aktualisierung und Ergänzung von kunden- und auftragsrelevanten Daten in den eingesetzten Systemen

Verantwortung für das gesamte Vertrags- und Abrechnungsmanagement, einschliesslich der Pflege und Verwaltung aller Kunden- und Serviceverträge sowie der inhaltlich und terminlich korrekten Rechnungsstellung. Dies umfasst insbesondere die Gesamtverantwortung für das fristgerechte und korrekte Abrechnen der periodischen Miet- und Servicepauschalen sowie der Zählerstandsabrechnungen

Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Auftrags- und Abrechnungsabwicklung (z. B. Einholen fehlender Zählerstände)

Aktive Betreuung der Kunden entlang der relevanten Abschnitte der Customer Journey mit dem Ziel, eine hohe Kundenzufriedenheit sicherzustellen.

Situationsbezogene und bedarfsorientierte Kontaktaufnahme mit Kunden im Rahmen der laufenden Auftrags- und Vertragsabwicklung

Bearbeitung von auftrags- und abrechnungsbezogenen Supportanfragen im Rahmen bestehender Kundenfälle sowie fachliche Beantwortung oder zielgerichtete Weiterleitung von Produkt- und Dienstleistungsanfragen

Stufengerechte Eskalation von Abweichungen und Problemen sowie aktiver Beitrag zur Erreichung der definierten Serviceziele und Qualitätsstandards

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Mehrjährige Berufserfahrung (ca. 3–5 Jahre) im Kundendienst, Verkaufsinnendienst oder in einer vergleichbaren administrativen Service- oder Operations-Funktion

Erfahrung in der Auftrags-, Vertrags- oder Abwicklungsadministration in einem dienstleistungs- oder kundenorientierten Umfeld

Verständnis für End-to-End-Prozesse sowie für die Bedeutung von Datenqualität und termingerechter Abwicklung

Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel und Outlook

Erfahrung im Arbeiten mit ERP- und CRM-Systemen (z. B. Microsoft Dynamics, Navision oder vergleichbare Systeme)

Affinität zu digitalen Prozessen und Systemen sowie Bereitschaft, sich in neue Tools einzuarbeiten

Offener Kommunikationsstil und hohe Kundenorientierung

Selbstständig und zielorientiert, vernetztes analytisches Denken und Handeln

Muttersprache Deutsch, gute Englischkenntnisse, ösisch von Vorteil

Unser Angebot

Eine spannende, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem Marktumfeld mit Zukunftspotenzial und viel Gestaltungsfreiheit

• Deine Ideen, dein Impact·

Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege mit 190 Profis, die zusammenhalten·

Attraktive Anstellungsbedingungen (Pensionskasse mit Wahlplänen, moderne Büroräumlichkeiten, Homeoffice, Parkplatz etc.)·

Möglichkeiten zur Weiterentwicklung

• Zertifizierungen und Trainings on the job·

Inspirierendes, dynamisches Umfeld in einem starken Unternehmen mit Tradition und Innovationskraft

Haben wir dein Interesse geweckt und möchtest du einen wertvollen Beitrag zum Erfolg eines führenden Unternehmens leisten? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Bitte bewirb dich ausschliesslich über unser Online-Bewerbungsportal. Bei Fragen zur Stelle wende dich bitte an Schmitz, Head of Customer Service, Telefon. jidfa9e24act jit0313ct jiy26ct