Sales Coordinator & Project Administrator

Department:  Business Development We are seeking a highly organized, detail-oriented, and proactive  Sales Coordinator s Project Administrator  to support our Business Development team in delivering banking and financial software solutions. This role directly supports the General Manager and Deputy General Manager and serves as the administrative backbone of the sales process. The ideal candidate thrives in structured environments, understands the importance of deadlines, and ensures that no opportunity is lost due to operational gaps. Key Responsibilities Leads Client Coordination Manage incoming leads and ensure timely follow-up communication Schedule meetings, demos, and presentations with bank officials and stakeholders Track client engagement status and maintain communication records Bids Proposal Administration Organize, format, and compile bid documents and RFP responses Track submission deadlines and compliance requirements Maintain a structured repository of proposal templates, contracts, and supporting documents Coordinate internally to gather required technical and commercial inputs CRM's Documentation Management Maintain accurate CRM records (leads, pipeline status, contacts, follow-ups) Ensure data hygiene and reporting accuracy Generate basic pipeline or activity reports when required Task s Milestone Tracking Monitor contract renewals, submission deadlines, and project milestones Proactively send reminders and escalate when necessary Ensure nothing falls through the cracks in the sales process Preferred Experience Experience working with banks, fintech companies, or enterprise software vendors Familiarity with bid/RFP environments Experience supporting senior leadership Key Competencies High level of organization and structured thinking Professional communication skills Discretion and confidentiality Ability to work under pressure in deadline-driven environments Strong follow-up and accountability mindset