Senior Projektadministratör / Dokumentsamordnare
Description
Din roll
Vi söker nu en erfaren Projektadministratör/Dokumentsamordnare till en större organisation inom samhällsviktig verksamhet. I rollen är du spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt, och utgör ett centralt administrativt stöd till projektledare, samordnare och projektmedlemmar. Uppdraget har ett tydligt fokus på dokumenthantering i större program och projekt, där struktur, kvalitet och regelefterlevnad är avgörande.
Detta är ett konsultuppdrag där du bidrar med ordning, effektivitet och trygghet i komplexa projektmiljöer.
Ditt ansvar
**Huvudansvar
Dokumenthantering**
Ha det övergripande ansvaret för projektets dokumenthantering i dokumenthanteringssystem (t.ex. Avima eller motsvarande).
Säkerställa att projektet har och följer fastställda rutiner för dokumenthantering.
Ansvara för diarieföring av projektdokumentation i diarieföringssystem.
Informera och utbilda projektmedlemmar i gällande rutiner och arbetssätt.
Säkerställa att lagar, riktlinjer och interna styrdokument efterlevs.
Ansvara för ärendestruktur i system som EDIT/Platina eller motsvarande.
Vara kontaktperson mot registrator och arkivarie.
Samverka med datasamordnare kring mappstruktur och namnsättning.
Ansvara för administrativa processer vid exempelvis samråd.
Projektadministration
- Stötta projektledning och projektmedlemmar med löpande administrativa uppgifter.
- Ansvara för eller delta i möten samt hantera kallelser, protokoll och mötesdokumentation.
- Säkerställa ett stabilt och effektivt administrativt arbetsflöde.
- Hantera första granskning och kontering av fakturor.
- Sammanställa, strukturera och distribuera dokumentation.
- Genomföra IT-beställningar samt hantera distributionslistor och gruppbrevlådor.
- Ansvara för on- och offboarding av projektmedlemmar (behörigheter, utrustning m.m.).
- Bistå vid konsultanskaffning via konsultförmedlare.
- Planera och anordna workshops och relationsbyggande aktiviteter.
- Stötta vid etablering av projektkontor.
- Vid behov hantera resebokningar och tillhörande administration.
- Bistå med löpande korrespondens och övriga administrativa uppgifter.
Kvalifikationer (obligatoriska krav)
- Högskoleexamen eller KY/YH-utbildning om minst 3 år.
- Minst 4 års erfarenhet av dokumentsamordning i projekt eller program inom offentlig förvaltning.
- Minst 4 års erfarenhet av arbete med diarie- och dokumenthanteringssystem.
- Minst 5 års erfarenhet som projekt- eller programadministratör.
- Mycket god struktur- och prioriteringsförmåga.
- Van att arbeta självständigt i komplexa projektmiljöer.
Meriterande erfarenheter
- Minst 4 års erfarenhet av system såsom Agresso, Antura, Avima eller motsvarande.
- Minst 3 års erfarenhet av arbete i EDIT/Platina.
- Erfarenhet av dokumenthanteringsplaner i större program/projekt (≥ 500 mkr).
- Dokumenterad utbildning inom **** (ej äldre än 7 år).
- Erfarenhet från större organisationer eller samhällskritiska verksamheter.
Placering
Uppdraget möjliggör både arbete på distans och arbete på plats i Stockholm. Förväntan är närvaro på plats cirka 60 %, enligt överenskommelse och verksamhetens behov.
Tidplan och omfattning
- Start: 10 februari 2026
- Omfattning: Heltid, 40 timmar/vecka
Välkommen med din ansökan
Detta är ett långsiktigt och stabilt konsultuppdrag hos vår kund för dig som vill arbeta i stora, komplexa projekt där struktur, ansvar och kvalitet gör verklig skillnad. Här får du möjlighet att bidra med din kompetens i en verksamhet med hög samhällsnytta och tydligt mandat.
**Varmt välkommen att söka
- vi ser fram emot att höra från dig!**