Konsulttjänster (Programanpassningar Public 360)

Regeringskansliet har utvecklat följande tre programanpassningar baserade på Public 360° (nedan gemensamt kallade Regeringskansliets programanpassningar): • Utrikesförvaltningens konsulära databas UD360 (nedan kallad UD360) • Diarieföringssystemet Klaradia (nedan kallad Klaradia) och • E-kungörande E-SFS (nedan kallad E-SFS) Standardprogramvaran Public 360°, tilläggsmodulerna till Public 360° och Regeringskansliets programanpassningar är installerade lokalt i Regeringskansliets it-miljö och Regeringskansliet sköter driften av dem. Avtalet omfattar tillhandahållande av förvaltning och Konsulttjänster avseende Regeringskansliets programanpassningar baserade på Public 360°. Med Förvaltning avses att Leverantören ska tillhandahålla en Teamtjänst, ett ärendehanteringssystem, besvara Kundtjänstfrågor, tillhandahålla utvecklings- och testmiljö för Klaradia, E-SFS och UD 360, felavhjälpa enligt SLA samt ansvara för förvaltningsmöte och medverka vid strategiska möten, samverkan och uppföljning. Med Konsulttjänster avses uppdragstjänst. Avtalet omfattar även tillhandahållande av en utveckling och en testmiljö för varje programanpassning för anpassnings- och utvecklingsarbete. Parternas syfte och målsättning med Avtalet är att: • Programanpassningarna ska erbjuda Regeringskansliet ett säkert, effektivt och stabilt it-stöd som möter verksamhetens behov och krav. • Möjliggöra för Regeringskansliet att nå följande mål: - Klaradia erbjuder ett diarium som är säkert och anpassat till användarnas behov och justeras vid omvärldshändelser. - E-SFS möjliggör att på ett kontrollerat sätt och i en reglerad process ta fram original/giltig författning för publicering. - UD 360 ger handläggarna ett stabilt och effektivt arbetsverktyg för ärendehantering av konsulära ärenden och krishantering. Leverantören ska inom ramen för Förvaltningen tillhandahålla en Teamtjänst som består av Konsulter med följande roller: • 1 förvaltningsledare (Projektledning), Nivå 3 • 1 business analyst (systemutveckling), Nivå 4 • 1 ansvarig utvecklare (systemutveckling), Nivå 4 • 1 utvecklare (systemutveckling), Nivå 3 • 1 ansvarig arkitekt (systemutveckling). Nivå 4 • 1 teknikansvarig (installation), Nivå 3 Detta arbetslag ska ha mycket god kunskap om standardprogramvaran, tilläggsmodulerna och kunskap om Regeringskansliets lösningsbeskrivningar. Vidare ska detta arbetslag även utföra Uppdragstjänst (se nedan). Leverantören ska för Avtalets genomförande ha nödvändig dokumentation av lösningsbeskrivningarna för respektive applikation, nödvändiga testprogram och diagnosverktyg. Leverantören ska tillhandahålla ett webbaserat ärendehanteringssystem i vilket Regeringskansliet anmäler ärenden. Leverantören ska ha en utvecklings- och en testmiljö för varje Programanpassning hos sig. Leverantören svarar för all nödvändig utrustning, såsom servrar och licenser, samt all nödvändig drift av utrustningen kopplat till utveckling och testmiljö. Regeringskansliet är inte skyldig att tillhandahålla någon produktionsdata. Uppdragstjänst Leverantören ska inom ramen för Uppdragstjänst tillse Konsulttjänster från Konsulterna i Teamtjänst, att genomföra uppdrag på beställningar av Regeringskansliet. Dessa uppdrag kan variera i sin omfattning där exempelvis mindre uppdragstjänster är uppdrag som stäcker sig till 40 timmar i omfattning och större uppdragstjänster är 41 timmar eller mer i omfattning. Uppdragstjänst uppdrag ska belasta timbanken. Alla sådana uppdrag estimeras av leverantören och godkänns av Regeringskansliet innan arbetet påbörjas. Om Regeringskansliet behöver ytterligare Konsulter vid Uppdragstjänst och nuvarande Konsulter visar sig inte räcka till för att huvudsakligen utföra tjänsterna enligt Avtalet kan Parterna kommer överens om att utöka resurserna till uppdraget. Servicenivåer

• inställelsetid för felavhjälpande Följande Inställelsetider gäller utifrån vilken kategori Fel i Programanpassning tillhör. Inställelsetid räknas inom Arbetsdag som är helgfria vardagar mellan kl. 08.00
• 17.00 samt dag före röd dag mellan kl. 08.00
• 12.00. Servicenivåer tillhandahållande av Uppdragstjänst Leverantören ska tillhandahålla Konsulter ur arbetslaget, för mindre Uppdragstjänst om högst 40 timmar, med efterfrågad kompetens inom 2 veckor från det att beställningen har skickats från Regeringskansliet, om inte annat överenskommits. Leverantören ska tillhandahålla Konsulter ur arbetslaget, för större Uppdragstjänst om mer än 40 timmar, med efterfrågad kompetens inom 5 veckor från det att beställning har skickats från Regeringskansliet, om inte annat överenskommits. KOMPETENSNIVÅ Nivå 3: Kunskap
• hög kompetens inom aktuell roll. Erfarenhet
• är en förebild för andra Konsulter på lägre nivå. Nivån uppnås normalt efter 4-8 års arbete inom aktuell roll. Ledning
• tar ansvar för delområde, kan leda en mindre grupp. Självständighet
• kan arbeta självständigt. Nivå 4 Kunskap
• hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom aktuell roll. Erfarenhet
• har utfört komplexa uppdrag inom aktuell roll och genomför Konsulttjänst med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt efter 9-12 års arbete inom aktuell roll. Ledning
• tar huvudansvar för ledning av större grupp. Självständighet
• mycket stor. TID / OMFATTNING / PLACERING Avtalet omfattar en timbank om 1 400 timmar för hela avtalstiden. Timmarna i timbanken ersätts successivt efter utförd och godkänd Uppdragstjänst Avtalet träder i kraft efter det att det har undertecknats av båda, dock tidigast 16 juli 2026. Avtalet gäller i 18 månader, med undantag för den del som avser förvaltning av UD360, och upphör därefter att gälla utan föregående uppsägning. Avtalet, i den del som avser förvaltning av UD360, gäller i 6 månader och upphör därefter att gälla utan föregående uppsägning. Regeringskansliet har rätt att förlänga Avtalet, eller del därav i enlighet med föregående stycke, med oförändrade villkor vid ett eller flera tillfällen med totalt högst 6 månader. Total avtalstid, med undantag för den del som avser förvaltning av UD360, är därmed maximalt 24 månader. Total avtalstid i den del som avser UD 360 är därmed maximalt 12 månader. Avtalet omfattar följande option: • Utökning av timbanken om minst 100 timmar/tillfälle Regeringskansliet kan utlösa optionen vid ett eller flera tillfällen. Optionen får dock sammanlagt uppgå till högst 900 timmar under Avtalstiden. Vid på platsen-stöd, medverkar Regeringskansliets objektledare, teknisk systemförvaltare samt verksamhetens representanter för berörd applikation. Från Leverantören medverkar business analyst och ansvarig utvecklare. Mötestid debiteras timbanken och genomförs i Regeringskansliets lokaler.