Administratör till konsultbolag

Vi på Centio söker en administratör på heltid till kontoret i Vällingby.

Centio Consulting Group är ett konsultföretag som erbjuder konsulttjänster till främst offentlig sektor. Företaget erbjuder resurser inom bland annat bygg- & anläggning, IT, inköp, ekonomi mm och kommer även inom kort påbörja arbetet med att erbjuda tjänster till den privata sektorn.

Företagets interna resurser består idag av fyra personer som arbetar från kontoret i Vällingby.

• VD
• Affärsansvarig (jobbar främst inom rekrytering)
• Konsultchef
• Bid Manager

Beskrivning av jobbet

Tjänsten som administratör kommer att innebära en stor bredd av arbetsuppgifter innefattande både löpande administration och framtagande av ny rutiner & arbetssätt inom företaget. Arbetet kommer innebära ett mycket när samarbete med den interna organisationen och en stor bredd av arbetsuppgifter så som tidrapportering, fakturahantering, lön, systemhantering, dokumentation, avtalshantering, rekrytering, anbud, möten, kontorslogistik och uppföljning. Inledningsvis kommer en stor del av arbetet omfatta att stötta personalen med rekrytering och anbudsskrivning.

Centio har i dagsläget en leverantör som sköter bokföring och löneadministration. En del av administratörens arbete kommer vara att hjälpa och granska deras arbete.

Löpande arbete

• Gå igenom företagets e-postlådor och fördela till rätt person.
• Ta emot samtal i företagets växel.
• Utveckla och ta fram nya rutiner och arbetssätt kopplat till rekrytering, personaladministration, försäljning, ekonomi mm i syfte att förenkla och effektivisera.

Rekrytering

• Registrera nya förfrågningar i CRM
• Skapa och lägga ut jobbannonser i Teamtailor
• Arbeta med search på LinkedinRecruiter
• Matcha lämpliga kandidater mot aktuella uppdrag
• Skriva CV och kravuppfyllnad för kandidater
• Löpande kommunikation med kandidater

Tidrapportering

• Säkerställa att medarbetarna låser tidrapporterna i tid.
• Granska tidrapporter och dagböcker, säkerställa att de överensstämmer.
• Utbilda och ge feedback till medarbetarna om hur de skriver tidrapporter, dagböcker, utlägg mm.

Fakturahantering

• Identifiera vad som ska faktureras/inte ska faktureras.
• Säkerställ att fakturaunderlaget överensstämmer med avtalsvillkoren.
• Bifoga dagböcker
• Skicka fakturor
• Lägg upp nya projekt, priser och kunder i fakturasystemet.
• Kontrollera att kundfakturor har betalats
• Granska, attestera och administrera inkomna leverantörsfakturor

Personaladministration

• Genomför On- och OffBoarding av medarbetare.
• Säkerställ att medarbetarna rapporterar frånvaro rätt.
• Säkerställ att allas profiler i HR-systemet är uppdaterade med aktuell information.
• Administrera lönejusteringar.
• Granska lönebeskeden från redovisningsbyrån och säkerställ att föreslagna ändringar genomförts.
• Administrera uppsägningar.

Systemhantering

Exempel på system som Centio använder är HR-system, tidrapporteringssystem, fakturahanteringssystem, rekryteringssystem, anbudssystem, rekryteringssystem och CRM. I systemen kommer administratören arbeta med att utbilda medarbetarna, effektivisera arbetssätt, dela ut behörigheter, skapa och uppdatera data, ta ut rapporter och delta i arbetet med inköp av nya systemverktyg.

Dokumentation

Skapa och organisera dokumentation inom företaget.

Avtalshantering

• Skriva och administrera avtalsändringar
• Genomföra indexregleringar av priser.
• Följa upp och påminna konsultchef om viktiga datum, t.ex. avtalsförlängningar och uppsägningar.
• Skicka avtal för signatur.
• Hantera administrationen till säkerhetsskyddsavtal och prövning av konsult.

Möten

• Boka möten.
• Skriva protokoll.
• Koordinera olika evenemang och träffar med medarbetare, kunder och kandidater.

Kontorslogistik

• Ansvara för inköp av kontorsutrustning, arbetsmaterial mm.
• Se till att kontoret hålls organiserat och funktionellt.

Uppföljning

• Följa upp och ta fram statistikunderlag för bland annat arbetstider, rekrytering, försäljning mm.

Krav

Minst 2–3 års erfarenhet inom administration, gärna från konsultbolag eller liknande organisationer.

Erfarenhet av att arbeta med olika affärssystem, HR-system, tidrapporteringssystem, fakturahanteringssystem och CRM-system.

God förståelse för fakturahantering och löneadministration. Erfarenhet av att arbeta nära redovisningsbyråer och granska löne- och fakturaunderlag är fördelaktigt.

Goda kunskaper i det Svenska språket.

Meriterande Centio vill på sikt avsluta samabetet med redovisningsbyrå för att på egen hand genomföra arbetet med redovisning och löner, det är därför meriterande med erfarenhet och kunskap av detta.

Goda kunskaper i att skriva anbud för konsulter.

Personliga egenskaper

Organisationsförmåga och struktur

Förmåga att hålla ordning på många parallella arbetsuppgifter och prioritera rätt.

Kommunikationsförmåga

Mycket goda kommunikativa färdigheter, både skriftligt och muntligt, för att kunna interagera med olika interna och externa parter. Förmåga att kommunicera tydligt och effektivt med både medarbetare, kandidater och kunder.

Självständighet och initiativförmåga

Förmåga att arbeta självständigt, identifiera behov och ta initiativ för att förbättra processer och rutiner.

Flexibilitet och anpassningsförmåga

Förmåga att anpassa sig till förändringar och snabbt kunna hantera nya arbetsuppgifter eller uppdrag som dyker upp. Eftersom rollen innebär ett stort mått av variation och förändring, är en flexibel attityd och vilja att lära sig nya arbetsområden avgörande.

Noggrannhet och detaljfokus

Eftersom administratören kommer att hantera viktiga dokument, kontrakt och tidrapporter är det viktigt att vara mycket noggrann och kunna identifiera felaktigheter.

Placering

På kontoret i Vällingby med möjlighet till distansarbete två dagar i veckan.

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats, tjänstepension och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på centio.se.

Vänligen skicka ditt CV på svenska.

Vi ser fram emot din ansökan!