Kravanalytiker nivå 4 AI-stöd och ärendehanteringssystem till Integritetsskyddsmyndigheten, Sthlm

**Uppdragsbeskrivning:**Myndigheten driver två strategiska initiativ parallellt:

Projekt A

• Internt AI-stöd för myndighetens verksamhet Myndigheten har en pågående pilot för att testa och utvärdera en AI-assistent. Piloten bygger på open source. Parallellt startas en förstudie med syfte att kartlägga och prioritera behov av AI-stöd brett i verksamheten. Förstudien kan övergå i upphandling och införande av valda AI-stöd som ska införas på myndigheten.

Not: Identifierade behov innebär hantering av känsliga personuppgifter, sekretess och/eller tillsynsdata, vilket ställer höga krav på informationssäkerhet, loggning, behörighet, dataskydd och spårbarhet. Projekt B

• Nytt modernt ärendehanteringssystem Myndigheten upplever idag långa ledtider och “stuprör” i ärendehanteringen. Strategin är ”process först, sedan teknik”. Projektet startar med förstudie och processkartläggning (nuläge/börläge) och övergår till kravställning och upphandling samt stöd under införande och verifiering. I detta projekt kommer tekniker som AI och automatisering vara en möjliggörare för att se om det går att effektivisera handläggningen av ärenden.

Uppgifter för konsultenSyftet är att avropa en mycket erfaren och drivande kravanalytiker med tydlig processkompetens som kan: • leda behovs- och kravarbete från analys till upphandling och införande, • strömlinjeforma och optimera processer innan teknikval/kravställning, • paketera krav till upphandlingsunderlag och stödja myndigheten under upphandling och anbudsutvärdering, • säkra att krav är spårbara och verifierbara (inkl. acceptanskriterier och testspårbarhet för upphandlingskrav).

Gemensamma arbetsuppgifter (båda projekten)

Konsulten ska:• Planera och genomföra kravinsamling via workshops, intervjuer (inkl. djupintervjuer) och dokumentstudier. • Dokumentera, strukturera och förvalta krav: verksamhetskrav och IT-krav, samt bryta ned i funktionella och icke-funktionella krav. • Etablera kravstruktur och styrning: prioritering, spårbarhet, ändringshantering, beslutslogg och kravägarskap. • Ta fram både: o formell kravspecifikation för upphandling, och o back log/kravregister som fungerar internt och under införande. • Ta fram acceptanskriterier och testspårbarhet för de krav som ska ut i upphandling (på nivå som möjliggör uppföljning/acceptans). • Vara “bryggan” mellan verksamhet och IT och aktivt ifrågasätta arbetssätt för att eliminera tidstjuvar och effektivisera flöden.

**Projekt A

• Internt AI-stöd**Konsulten ska bl.a.: • Strukturera och driva förstudie för att kartlägga, analysera och prioritera AI-behov (use case-katalog/back log). • Säkerställa krav kopplade till informationssäkerhet och dataskydd: åtkomst/behörighet, loggning, spårbarhet, gallring/arkiv, incidentkrav, datalagring och hantering av sekretess-/tillsynsdata. • Omvandla pilotens lärdomar till tydliga krav och underlag för beslut (fortsatt pilot/MVP, upphandling och införande). • Stödja underlag till upphandling (RFI/RFP/avrop) och bidra i utvärdering.

**Projekt B

• Nytt ärendehanteringssystem**

Konsulten ska leda process- och kravarbete enligt:

**Fas 1

• Nulägesanalys**• Processkartläggning end-to-end (inkl. informationsflöden och ansvar/ägarskap). • Identifiera flaskhalsar, väntetider, manuella moment och suboptimering. • Datainsamling (t.ex. tidmätning), mätpunkter samt rotorsaksanalys (t.ex. “5 varför”).

**Fas 2

• Börlägesanalys**• Designa framtida processer: eliminera onödiga steg, standardisera arbetssätt, förenkla regler/formulär. • Identifiera vilka förbättringar som är processförändring vs teknikstöd (inkl. AI där relevant). • Förankra föreslagen målprocess hos processägare och lyfta beslut till styrgrupp vid behov.

**Fas 3

• Kravspecifikation & upphandlingsunderlag**• Sammanställa kravkatalog/kravspecifikation (funktionella/icke-funktionella), marknadsanalysunderlag och paketera till upphandling. • Säkerställa spårbarhet krav → acceptanskriterier/test → uppföljning vid införande.

Förväntade leveranser (minimikrav)

Gemensamt

1. Kravstruktur (kravregister/back log) med prioritering, spårbarhet och ändringshantering
2. Workshop-/intervjuplan + dokumentation (inkl. beslutslogg och ägarskap)

**Projekt A

• AI-stöd**

1. Use case-katalog med prioriteringsmodell (nytta, risk, genomförbarhet, beroenden)
2. Kravpaket för AI-stöd inkl. säkerhets-/skrav samt underlag till upphandling/införande

**Projekt B

• Ärendehantering**5. Nulägeskartor inkl. identifierade flaskhalsar, rotorsaker och mätpunkter

1. Börlägesdesign (målprocesser) inkl. standardiserings- och effektiviseringsförslag
2. Kravspecifikation/kravkatalog för upphandling inkl. acceptanskriterier/testspårbarhet

Uppdragets omfattning och organisation• Konsulten arbetar 100%, med fördelning ca 50% i vartdera projektet. Prioritering sker i samråd med projektledare. • Konsulten ingår i respektive projekts kärntrupp och samverkar med bl.a. processägare, verksamhetsrepresentanter, IT-arkitekt/systemförvaltning, informationssäkerhetsfunktion och upphandlare. • Processägarna äger processerna. Konsulten föreslår förändringar och lyfter nödvändiga beslut till processägare och vid behov till styrgrupp i syfte att optimera, effektivisera och harmonisera processtegen. • Myndigheten kommer se till att det finns en upphandlarresurs som håller ihop upphandlingen. Konsulten ansvarar för att packa och kvalitetssäkra krav till upphandlingsunderlag samt stödja i utvärdering (t.ex. granska svar och bidra till poängbedömning)

**Skallkrav:**SK1

• Krav på yrkeserfarenhet: Minst 9 års dokumenterad erfarenhet som kravanalytiker/kravställare i IT-nära projekt. SK2
• Krav på erfarenhet av krav i upphandling: Erfarenhet av kravarbete i upphandlingsprojekt, inklusive framtagande av funktionella och icke-funktionella krav (önskvärt om ärendehanteringssystem). SK3
• Krav på erfarenhet av processkartläggning för effektivisering: Dokumenterad erfarenhet av processkartläggning och strömlinjeformning i syfte att effektivisera/standardisera (end-to-end). SK4
• Krav av på erfarenhet av förstudier/utredningar: Erfarenhet av förstudier, verksamhetsanalys och framtagande av kravspecifikation/systemkrav. SK5
• Krav på förmåga: Ledning och facilitering: Förmåga att planera och leda workshops/intervjuer och driva leveranser enligt tidplan. SK6
• Krav på kunskap: Modellering: Kunskap om etablerade modelleringstekniker för process-/begrepps-/informationsmodellering enligt välbeprövade branschstandarder (t.ex. BPMN/UML/likvärdigt). SK7
• Krav på kunskap: Regelverk: Kunskap om offentlig upphandling samt informationssäkerhet och personuppgiftsbehandling i myndighetskontext. SK8
• Krav på erfarenhet av acceptanskriterier & spårbarhet: Erfarenhet av att ta fram acceptanskriterier samt test-/kravspårbarhet för upphandlingskrav. SK9
• Krav på språkkunskaper: Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.

**Börkrav/ Mervärden:**Metodikbeskrivning (1-2 sidor)

1. Kravhantering & Spårbarhet: Beskriv hur krav dokumenteras och kopplas samman från verksamhetsbehov till teknisk specifikation (t.ex. spårbarhetsmatris) i komplexa miljöer.
2. Modellering & Workshops: Beskriv valda notationer (t.ex. BPMN) och hur workshops faciliteras för att nå konsensus mellan IT och verksamhet.
3. Automatisering & Nytta: Beskriv hur konsulten i sitt processarbete identifierar och synliggör moment som är lämpliga för systemstöd, automatisering eller AI, för att uppnå mätbart kortare ledtider.

Myndigheten lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Särskilt viktigt är att konsulten är: • självgående, initiativtagande och drivande • strukturerad och metodisk, • kommunikativ och samarbetsstark, • trygg i att ifrågasätta för att eliminera tidstjuvar och effektivisera, • van att arbeta i högt tempo utan att tumma på kvalitet

Referensuppdrag• Två (2) referensuppdrag från de senaste fem (5) åren ska bifogas. • Referensuppdragen ska omfatta både processoptimering (end-to-end) och framtagande av funktionella och icke funktionella krav i en kravspecifikation i en myndighets- eller offentlig kontext. • Ange kontaktuppgifter till referenten (namn, telefon, e-post samt vilken organisation uppdraget utfördes hos).

IMY planerar kontakta referenterna 23-24 mars och det är viktigt att anbudslämnaren säkerställer att referenten är kontaktbar under den perioden.

Startdatum: Omgående från 2026-03-20 senast 2026-04-01 Slutdatum: 2026-12-31 Option: 2027-06-30 Placering: Stockholm, möjlighet till viss distans Omfattning: 100%