ضابط استقبال
Description
" ملخص الوظيفة: يتولى ضابط الاستقبال مسؤولية إدارة مكتب الاستقبال في اللجنة الأولمبية الأردنية، ويُعد نقطة الاتصال الأولى للزوار والموظفين والجهات الخارجية. يهدف الدور إلى تقديم تجربة استقبال احترافية تعكس الصورة المؤسسية للجنة، من خلال تنظيم حركة الزوار، إدارة الاتصالات الواردة والصادرة، متابعة البريد والمراسلات، وتنسيق عمليات الحركة والمواعيد ذات العلاقة، بما يضمن حسن سير العمل والالتزام بمعايير الجودة المهنية واللباقة. مهام الوظيفة: إدارة الاستقبال وخدمة الزوار: استقبال الزوار و الضيوف والترحيب بهم بطريقة مهنية تعكس صورة الجنة. توجيه الزوار إلى الجهات أو الأشخاص المعنيين والتنسيق مع الدوائر/الأقسام ذات العلاقة حسب الحاجة. تسجيل دخول وخروج الزوار وفق الإجراءات المعتمدة، والتأكد من استيفاء متطلبات الأمن والسلامة. المحافظة على بيئة استقبال منظمة ومهنية في جميع الأوقات. إدارة الاتصالات الهاتفية: الرد على المكالمات الهاتفية الواردة بطريقة مهنية ولبقة. تحويل المكالمات إلى الدوائر/الأقسام أو الموظفين المعنيين حسب طبيعة الاتصال. تدوين الرسائل الهاتفية ومتابعتها مع الجهات ذات العلاقة لضمان الاستجابة في الوقت المناسب. إدارة البريد والمراسلات: استلام البريد الوارد والطرود والتأكد من تسجيلها حسب الإجراءات المعتمدة. متابعة البريد الصادر عند الحاجة والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة. تقديم المعلومات والدعم الإداري: تقديم المعلومات الأساسية للزوار والمراجعين بما يتوافق مع السياسات المعتمدة. دعم العمليات الإدارية ذات العلاقة بمكتب الاستقبال حسب الحاجة. المحافظة على سرية المعلومات والبيانات المؤسسية. تنسيق مواعيد قسم الحركة: جدولة المواعيد بين السائقين والموظفين. تسجيل ومتابعة عمليات الحركة اليومية وحفظ السجلات ذات العلاقة حسب الأصول. المحافظة على جاهزية مكتب الاستقبال: التأكد من توفر جميع المستلزمات المكتبية الضرورية. المحافظة على تنظيم ونظافة منطقة الاستقبال بشكل مستمر. ضمان جاهزية المكتب لاستقبال الزوار في جميع الأوقات. الالتزام بإجراءات السلامة والطوارئ: الالتزام بإجراءات الأمن والسلامة المعتمدة في اللجنة. الإبلاغ عن أي حالات طارئة أو مخاطر وفق الإجراءات المعتمدة. أي مهام أخرى ذات علاقة بطبيعة العمل يتم تكليفه بها من قبل المسؤول المباشر، المؤهلات العلمية والخبرة العملية: درجة الدبلوم في إدارة الفنادق أو أي تخصص ذات صلة. خبرة عملية لا تقل عن سنة في مجال الاستقبال أو خدمة العملاء، أو أي مجال إداري ذي صلة. معرفة جيدة باستخدام الحاسوب وبرامج Microsoft Office. إجادة اللغة العربية قراءةً وكتابةً ومحادثةً، ويفضل إجادة اللغة الإنجليزية بمستوى جيد. المهارات الفنية: معرفة بأساسيات خدمة العملاء ومعايير وبروتوكولات الاستقبال. القدرة على استخدام أنظمة الهاتف وتحويل المكالمات بطريقة مهنية وفعالة. مهارات تنظيمية جيدة، والقدرة على إدارة الوقت وتحديد الأولويات. القدرة على حفظ وتنظيم السجلات والمراسلات وفق الإجراءات المعتمدة. الإلمام بإجراءات السلامة والطوارئ الأساسية. الكفاءات السلوكية والشخصية: مظهر لائق وسلوك مهني يعكس صورة اللجنة. مهارات تواصل عالية، والقدرة على التعامل بلباقة واحترام مع مختلف الفئات من الزوار والموظفين. القدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع عدة مهام في وقت واحد. الدقة والانتباه للتفاصيل. روح المبادرة وتحمل المسؤولية. القدرة على العمل ضمن الفريق، والتعاون مع مختلف الدوائر/الأقسام لدعم سير العمل. "
Want AI to find more roles like this?
Upload your CV once. Get matched to relevant assignments automatically.