Registrator/dokumentcontroller till myndighet

Om tjänsten Som Registrator/dokumentcontroller har du en viktig roll kring hanteringen av myndighetens ärenden och handlingar samt vid frågor om registrering. Som Registrator kommer du att emot inkomna handlingar via olika kanaler, till exempel e-post och fysisk post som sedan ska diarieföras. På begäran ska registratorn också lämna ut vissa typer av diarieförda handlingar.

Du kommer att tillhöra ett team med andra registratorerna/documentcontrollers där ni arbetar tillsammans och utefter ett schema. Registraturen ingår i Enheten för informationsförvaltning och säkerhet. Inom enheten arbetar vi tvärfunktionellt och du bidrar med din kompetens i det arbetet. Enheten ansvarar bland annat för arkivfunktionen, informationssäkerhet och det interna beredskapsarbetet.

Andra förkommande arbetsuppgifter:

• Kvalitetssäkra diarieförda ärenden i det centrala diariet och förbereder slutbehandlade diarieförda ärenden för arkivering.
• Stödja i registrering och dokumenthantering.
• Hantera frågor från allmänheten via e-post och telefon och samordnar vissa typer av myndighetsgemensamma ärenden.

Uppdragsperiod och omfattning Tjänsten som Registrator/dokumentcontroller är ett konsultuppdrag på heltid med start så snart som möjligt. Uppdraget beräknas pågå i 3-4 månader och ska utföras på myndighetens kontor i Solna.

Krav för tjänsten: • Diplomerad registrator, registratorsutbildning på högskolenivå eller likvärdig utbildning. Alternativt, gymnasium eller likvärdig utbildning samt ett (1) års arbetslivserfarenhet som registrator • Erfarenhet av att arbeta med diarieföring i dokument- och ärendehanteringssystem (exempelvis Public360, W3D3, Platina m.fl.) • Kännedom om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet och registrators verksamhet och ansvar • Kunna kommunicera obehindrat på svenska, såväl i tal som i skrift.

För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM.

Meriterande för tjänsten: • Högskoleutbildning inom arkivvetenskap eller registrering • Erfarenhet av diarieföringssystemet Platina och/eller Public 360 • Aktuell erfarenhet som registrator, dokumentcontroller eller annan roll med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter • Aktuell erfarenhet från arbete i offentlig sektor • God förmåga att praktiskt använda olika IT-stöd och applikationer som förekommer i verksamheten

Om dig Vi söker dig som är en trygg och kommunikativ person med förmågan att förmedla information på ett tydligt och pedagogiskt sätt. Du har en mycket god samarbetsförmåga och trivs i en roll med många interna och externa kontakter. Du är lyhörd för verksamhetens behov och har en stark känsla för service. Vidare arbetar du noggrant och strukturerat, med god förmåga att prioritera även i perioder med högt tempo. Vi värdesätter att du är