Administratör till Universitetskanslersämbetet

Om tjänsten Vi söker en social och serviceinriktad administratör till Universitetskanslersämbetet i Stockholm. Som administratör hos Universitetskanslersämbetet kommer du att ha en nyckelroll i att upprätthålla en effektiv och trivsam kontorsmiljö samt ge administrativt stöd till verksamheten. Du kommer att ansvara för den dagliga driften, hanterar felanmälningar och samordnar tjänster med leverantörer.

Tjänsten omfattar bland annat följande arbetsuppgifter:

• Ansvara för den dagliga kontorsdriften och kontorsmiljön, vilket innebär att säkerställa att lokaler, pentryn, mötesrum och gemensamma ytor är ändamålsenliga och välfungerande, inklusive att printomater, AV-utrustning och annan kontorsteknik fungerar. I rollen ingår också posthantering, mottagande av besökare och att vara kontaktperson till den externa växeltjänsten.
• Hantera felanmälningar och samordna kontorsrelaterade tjänster, genom löpande kontakt med fastighetsförvaltare, leverantörer och servicepartners samt uppföljning av åtgärder och leveranser.
• Genomföra inköp av varor och tjänster inom kontors- och verksamhetsområdet, såsom kontorsmaterial, förbrukningsvaror och viss utrustning, samt följa upp beställningar, avtal och leveranser i enlighet med gällande regelverk, interna styrdokument och lagen om offentlig upphandling (LOU).
• Samordna och genomföra personalvårdande aktiviteter och arrangemang, från planering och administration till praktiskt genomförande av exempelvis jul- och sommarfirande, konferenser samt bokning av möten och tillhörande fika.
• Ge administrativt stöd till verksamheten genom att ta fram, sammanställa och administrera underlag till rutiner, beslut och andra verksamhetsrelaterade handlingar. Även mötesanteckningar, information på intranätet och andra skriftliga uppgifter förekommer.
• Delta aktivt i utvecklingsarbete, bidra till förbättringar av kontorsmiljö, arbetssätt och rutiner samt dokumentera processer och arbetsmetoder.
• Andra administrativa och praktiska sysslor kan förekomma.

Uppdragsperiod och omfattning: Tjänsten som administratör är ett konsultuppdrag på heltid med start 2026-02-01 och beräknas pågå till och med 2026-06-30.

Krav för tjänsten: • Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt • Minst ett (1) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent • Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som i skrift.

För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM.

Om dig Vi söker dig som är mycket serviceinriktad, flexibel, strukturerad och initiativrik. För att trivas och göra ett bra jobb ser vi gärna att du är självgående och har en hög personlig mognad.

För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska teste